Auftragsverarbeitung

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

Auftraggeber

nachstehend „Verantwortlicher“

und

 

AGOR AG

Hanauer Landstraße 151 – 153

60314 Frankfurt am Main

Deutschland

nachstehend “Auftragsverarbeiter“

 

Präambel

Die Parteien schließlich diesen Vertrag unter der Prämisse, dass die zugrundeliegende Dienstleistung eine Auftragsverarbeitung darstellt. Stand jetzt kann dies nicht abschließend geklärt werden. Sollte sich durch eine Rechtsprechungs- oder Gesetzesentwicklung herausstellen, dass die Dienstleistung keine Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO darstellt, verliert der Vertrag seine Wirkung

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich gegenüber dem Verantwortlichen zur Erfüllung des Hauptvertrages und dieser Vereinbarung nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen:

§ 1 Gegenstand und Dauer der Datenverarbeitung

1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen.

2. Gegenstand des Auftrags ist die Schulung der Mitarbeiter im Rahmen des mit dem Auftragsverarbeiter vereinbarten Umfangs, gemäß dem Hauptvertrag.

3. Die Dauer dieser Vereinbarung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages.

§ 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts

1. Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind in dem Hauptvertrag konkret beschrieben. Insbesondere nutzt der Auftragsverarbeiter die Kundendaten zur Bereitstellung und Dokumentation der Schulungsdienstleistung.

2. Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien: Stammdaten der Mitarbeiter, üblicherweise Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse Zeitpunkt, Titel der absolvierten Schulung, sowie Verbindungsdaten bei Nutzung der Lernplattform.

3. Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen. Mitarbeiterdaten, in erster Linie, die Mitarbeiter des Verantwortlichen, welche zur Nutzung des AGOR Learning-Plattform autorisiert worden sind.

§ 3 Technisch-organisatorische Maßnahmen

1. Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren. Der Auftraggeber  Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

2. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, Art. 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 1].

3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

§ 4 Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

2. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

§ 5 Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

1. Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und Art. 39 DSGVO ausübt. Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten sind auf der Homepage des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt. Eine direkte Kontaktaufnahme kann über folgende E-Mail-Adresse erfolgen: datenschutz@agor-ag.com

2. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

3. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, Art. 32 DSGVO [Einzelheiten in Anlage 1].

4. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

5. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

6. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

7. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

8. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

§ 6 Unterauftragsverhältnisse

1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/ Transportdienstleistungen, oder die Entsorgung und Vernichtung von Akten und Datenträgern – sofern hiervon keine personenbezogenen Daten berührt sind – in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

2. Der Verantwortliche ermächtigt den Auftragsverarbeiter weitere Auftragsverarbeiter gemäß den nachfolgenden Absätzen dieser Vereinbarung in Anspruch zu nehmen. Diese Ermächtigung stellt eine allgemeine schriftliche Genehmigung i. S. d. Art. 28 Abs. 2 DSGVO dar.

3. Der Auftragsverarbeiter arbeitet derzeit bei der Erfüllung des Auftrags mit den in Anlage 2 benannten Unterauftragnehmern zusammen, mit deren Beauftragung sich der Verantwortliche einverstanden erklärt.

4. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, weitere Auftragsverarbeiter zu beauftragen oder bereits beauftragte zu ersetzen. Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen vorab über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung eines weiteren Auftragsverarbeiters informieren. Der Verantwortliche kann gegen eine beabsichtigte Änderung Einspruch erheben.

5. Der Einspruch gegen die beabsichtigte Änderung ist innerhalb von 2 Wochen nach Zugang der Information über die Änderung gegenüber dem Auftragsverarbeiter zu erheben. Im Fall des Einspruchs kann der Auftragsverarbeiter nach eigener Wahl die Leistung ohne die beabsichtigte Änderung erbringen oder einen alternativen weiteren Auftragsverarbeiter vorschlagen und mit dem Verantwortlichen abstimmen. Sofern die Erbringung der Leistung ohne die beabsichtigte Änderung dem Auftragsverarbeiter nicht zumutbar ist – etwa aufgrund von damit verbundenen unverhältnismäßigen Aufwendungen für den Auftragsverarbeiter – oder die Abstimmung eines weiteren Auftragsverarbeiters fehlschlägt, können der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter diese Vereinbarung sowie den Hauptvertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen.

6. Bei Einschaltung eines weiteren Auftragsverarbeiters muss stets ein Schutzniveau, welches mit demjenigen dieser Vereinbarung vergleichbar ist, gewährleistet werden. Der Auftragsverarbeiter ist gegenüber dem Verantwortlichen für sämtliche Handlungen und Unterlassungen der von ihm eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter verantwortlich.

§ 7 Kontrollrechte des Auftraggeber

1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO; die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO; aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren); eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).

4. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

§ 8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen

b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden

c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen

d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung

e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

2. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

§ 9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

1. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

2. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

§ 10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

Anlagenverzeichnis

Anlage 1 Technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung

Anlage 2 Unterauftragsverhältnisse gemäß § 6 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Anlage 1

Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

a. Zutrittskontrolle:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Der Zutritt zum Unternehmen ist durch ein Schließsystem realisiert. Der Server ist durch ein Zutrittskontrollsystem mit Protokollierung gesichert.
  • Besuchern ist der Zutritt zum Gebäude und zum Bürobereich nur über einen Haupteingang möglich. Besucher werden dokumentiert und begleitet.
  • Eine dokumentierte Schlüsselregelung ist vorhanden (Quittierung der Schlüsselausgabe, Generalschlüssel).
  • Sicherung der Anlage außerhalb der Arbeitszeit durch geeignete Maßnahmen.
  • Gesicherter Eingang für An- und Ablieferung.

b. Zugangskontrolle:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Abschottung interne Netzwerke gegen ungewollte Zugriffe von draußen (Firewall).
  • Absicherung der DV-Systeme.
  • Einsatz von Virenscannern.
  • Nutzung von Verschlüsselung für mobile Endgeräte, Datenträger und Dateien.
  • Auf mobilen Endgeräten ist die Festplattenverschlüsselung aktiviert.
  • Ein Benutzerstammsatz ist eingerichtet.
  • Berechtigungsvergabeverfahren ist vorhanden.
  • Einzelne Endgeräte und Benutzerprofile werden ausschließlich für bestimmte, definierte Funktionen genutzt.
  • Passwortverfahren ist geregelt:
    • Es ist eine Mindestlänge festgelegt.
    • Sonderzeichen müssen vorhanden sein.
    • Ausschluss von Trivialpasswörtern.
    • es erfolgt ein regelmäßiger Wechsel des Kennworts.
  • Richtlinien für die Dateiorganisation sind vorhanden.
  • Automatische Sperrung von Bildschirmen mit Passwortschutz bei Pausen.

c. Zugriffskontrolle

  • Ein festgelegtes Verfahren zur Vergabe von Zugriffsrechten ist vorhanden.
  • Zugriffsberechtigungen werden intern geregelt. Für externe Plattformnutzer wird in Abstimmung mit dem jeweiligen Unternehmen ein dokumentiertes Berechtigungskonzept erstell.t
  • Protokollierung der Benutzerzugriffe bei der An- und Abmeldung.
  • systemseitige Überprüfung der Zugriffsberechtigungen.
  • Es finden regelmäßige Schnittstellen- und Applikationskontrollen zur Data-Leakage-Prevention (DLP) statt.
  • Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten Umgang haben, sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

d. Trennungskontrolle:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • klare innerbetriebliche Vorgaben für die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung.
  • Interne Mandantenfähigkeit / Zweckbindung.
  • logische Trennung der Daten.
  • Es wird eine Trennung von Produktiv- und Testsystemen verfolgt.
  • Getrennte IT-Netze.

e. Pseudonymisierung:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

Maßnahmen zur Pseudonymisierung: Wenn erforderlich erfolgt die Ersetzung eines Identifikationsmerkmals durch ein Kennzeichen, welches die Identifikation eines Betroffenen wesentlich erschwert, bzw. unmöglich macht.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

a. Weitergabekontrolle:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Verschlüsselte Datenübertragungsmöglichkeiten zum Server sind vorhanden.
  • Bei der Übermittlung personenbezogener Daten per E-Mail werden verschiedene Verschlüsselungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt.
  • Eine dokumentierte Datenträgerverwaltung, insbesondere für mobile Datenträger, ist vorhanden. Hier wird regelmäßig eine Bestandskontrolle durchgeführt.
  • Datenschutzgerechte Vernichtung von Ausschussmaterialien (Dokumente, sowie mobile Datenträger wie Festplatten).
  • Stellen der Plattform, an denen Übermittlungen von Daten vorgesehen sind, werden dokumentiert.

b. Eingabekontrolle:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Festlegung der Benutzerberechtigungen.
  • Differenzierte Berechtigungen.
  • Protokollierung aller Vorgänge bei der Datenverwaltung und – pflege.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

a. Verfügbarkeitskontrolle:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Die Sicherheit der Daten und deren Verfügbarkeit wird durch ein mehrstufiges Backup- und Recovery-Konzept gewährleistet, sowie die redundante Auslegung zentraler Systeme und ihrer Komponenten.
  • Einsatz unterbrechungsfreier Stromversorgung, Netzersatzanlage.
  • Brandschutzeinrichtungen sind vorhanden (Feuerlöscher, Brandmelder).
  • Seitens des Rechenzentrums wird eine Verfügbarkeit von 99,9 % gewährleistet.
  • Virenscanner mit aktuellen Virenpattern.
  • Firewall-System.
  • Dauerhaft aktiver DDoS-Schutz.

b. Rasche Wiederherstellbarkeit:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Es existiert ein Notfallkonzept.
  • Es existiert ein Wiederherstellungskonzept.
  • Festlegung der Verantwortlichkeiten, Prozesse und Abläufe.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

a. Datenschutz-Management:

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Für das Datenschutz-Management gelten folgende Grundsätze:
    • Datenschutz ist Aufgabe des gesamten Unternehmens.
    • Es werden datenschutzfreundliche Technologien eingesetzt, wo immer das möglich und wirtschaftlich ist.
    • Die IT-Sicherheit wird durch Auswahl eines zertifizierten Rechenzentrums und ständige Aktualisierungen gewährleistet.
  • Das Unternehmen legt Strategien fest hinsichtlich:
    • Zuweisung von Zuständigkeiten.
    • Risikobewertung
    • Durchführung von Kontrollen.
    • Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter.
  • Wenn immer das erforderlich ist, werden die eingesetzten Verfahren einer dokumentierten Datenschutz-Folgenabschätzung unterzogen, bestehend aus:
    • Schutzbedarfsfeststellung
    • Risikoanalyse
    • Sicherheitskonzept
  • Durchgeführte Verarbeitungstätigkeiten werden einheitlich und nachweisbar dokumentiert.
  • Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter werden eingehenden Prüfungen unterzogen. Dabei werden die gleichen Maßstäbe angesetzt, die für die eigene Verarbeitung auch gelten.

b. Incident-Response-Management;

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Es bestehen interne Richtlinien, Handlungsanweisungen und Prozesse zum Datenschutz, die bei Bedarf oder sich ändernden Voraussetzungen erweitern bzw. ergänzt werden.
  • Regelmäßige Revision in Absprache mit der IT.

c. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO);

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen spielen bei der kompletten Ausgestaltung eine Rolle, indem z.B. Mitarbeiter ihr Profil selbst erstellen. Hierbei sind auf Grund der Datensparsamkeit nur wenige Informationen notwendig.
  • Die Auswertung der E-Learnings erfolgt nur auf Grundlage der notwendigen Informationen. Dementsprechend werden nur die Informationen zum Abschluss (bestanden / nicht bestanden), sowie des Start- und Endzeitpunkts.

d. Auftragskontrolle;

Beschreibung der vorhandenen / getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers:

  • Eindeutige vertragliche Regelungen zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber.
  • Einsatz von schriftlichen datenschutzkonformen Verträgen.
  • Regelmäßige Prüfung der vereinbarten Regelungen durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
  • Einhaltung der Vorgaben zur Sicherheit der Verarbeitung gem. Art. 32 DSGVO wird auch bei Sub-Unternehmungen geprüft.
  • Schriftliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Anlage 2

Unterauftragsverhältnisse gemäß § 9 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Der Auftragsverarbeiter arbeitet derzeit bei der Erfüllung des Auftrags mit den folgenden weiteren Auftragsverarbeitern zusammen, mit deren Beauftragung sich der Verantwortliche einverstanden erklärt.

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